Samenwerken

Uit intranet.amjk.nl
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Samenwerking/ collaboration


Systemen ter ondersteuning van samenwerking (collaboration) bieden functies voor onder meer gedeelde werkruimtes; documentbeheer; wiki; blog; forum; gezamenlijke agenda’s en pagina’s voor persoonlijke informatie zoals functie, kennis, interesse en expertises.

Documentmanagement is specifiek gericht op het beheer van documenten (ongestructureerde informatie). In veel organisaties worden documenten nog in gemeenschappelijke folders op centrale servers bewaard en uitgewisseld via e-mail. Problemen die hierbij optreden zijn onder andere versiebeheer, archivering, veel dubbele opslag van bestanden en moeilijk te vinden informatie. Documentmanagementsystemen bieden aanvullende functionaliteit voor versiebeheer, toekennen van labels (tags of metadata) aan documenten, workflow en de mogelijkheid om documenten in en uit te boeken. Versiebeheer maakt het mogelijk meerdere versies te bewaren, de actuele versie vast te stellen en nieuwe versies te publiceren. Via workflow worden werkprocessen ondersteund. Bijvoorbeeld om een gewijzigd document te laten beoordelen en goedkeuren. Functies om documenten in en uit te boeken bieden de mogelijkheid om meerdere mensen aan een document te laten werken. Waarbij alleen degene die het document heeft uitgeboekt het document kan wijzigen. Na inboeken wordt de nieuwe versie opgeslagen en kan iemand anders wijzigingen aanbrengen. Sommige systemen bieden zelfs de mogelijkheid om met meerdere personen gelijktijdig aan een document te werken. Een voorbeeld hiervan is Google Docs. Door een gestructureerde indeling van documenten, zoekfuncties en labels (metadata) die aan documenten gekoppeld worden, bieden documentmanagementsystemen een betere, snellere en op bedrijfsprocessen aangepaste toegang tot informatie.

Documentmanagementsystemen bieden vaak recordsmanagementfunctionaliteit. Hiermee kunnen documenten geregistreerd en bewaard worden voor controledoeleinden en bewijslast. Eenmaal in het recordsmanagementsysteem opgenomen informatie kan niet meer gewijzigd worden. Vooral organisaties die moeten voldoen aan wettelijke regels hebben behoefte aan recordsmanagementoplossingen. Documentmanagement vergroot de vindbaarheid, toegankelijkheid en beheersbaarheid van informatie en biedt daarmee tijdwinst en betere kwaliteit van de informatie. Om een goed werkend systeem te krijgen, is het noodzakelijk een structuur op te zetten, metadata vast te stellen en eventueel ondersteunende workflow in te richten die aansluit op de bedrijfsprocessen. Documentmanagementsystemen worden gebruikt in kantooromgevingen waar veel informatie in documenten wordt vastgelegd. Zo kan bijvoorbeeld een advocatenkantoor alle documenten opslaan gerubriceerd naar zaak, type rechtspraak, onderwerp, betrokken juristen en resultaat. In een project kan de documentatie beheerd worden door een documentmanagementsysteem. Rubricering kan plaatsvinden op onder meer projectfase, onderwerp en type document (inhoudelijk, besluitvorming, wijzigingsverzoek).


Wiki Het meest bekende voorbeeld van een wiki is de gratis internetencyclopedie Wikipedia. Iedereen kan hier informatie toevoegen en wijzigen. De artikelen op een wiki kunnen door alle gebruikers, eventueel na eerst in te loggen, aangepast worden, er kunnen nieuwe artikelen toegevoegd worden en er is een mogelijkheid om te discussiëren over de artikelen. Het uitgangspunt van een wiki is dat collectieve kennis groter is dan die van een individu en het systeem zelfregulerend is. Fouten en ongewenste informatie wordt door de gemeenschap gecorrigeerd. Een wiki biedt de mogelijkheid om webpagina’s direct online te wijzigen. Komt een lezer fouten of onvolkomenheden tegen op een wikipagina, dan kan hij of zij deze direct aanpassen. Zo is het ook mogelijk om nieuwe informatie toe te voegen. Een wiki houdt bij wie wijzigingen heeft aangebracht en wat er is gewijzigd. Bovendien kunnen wijzigingen weer teruggedraaid worden.

De kracht van een wiki is het vastleggen en continu kunnen verbeteren van collectieve kennis. In het voordeel van de wiki ligt tevens het nadeel van het systeem besloten. Iedereen kan de inhoud wijzigen en zo wordt de collectieve kennis optimaal benut. Echter, er is geen garantie dat op het moment dat je een pagina bezoekt, er geen foutieve informatie getoond wordt. Daarnaast is het van belang enige mate van structuurafspraken te maken om te voorkomen dat informatie meerdere malen of op onvindbare plaatsen wordt opgeslagen. Een encyclopedische opzet leent zich daar uitstekend voor.

Een wiki biedt organisaties een eenvoudige, informele en laagdrempelige manier om kennis vast te leggen en uit te wisselen. Voorbeelden zijn het beschrijven van werkwijzen, processen en procedures, projectinformatie, informatie voor klantenservice en productdocumentatie.

Blogs Een blog, wat staat voor web log, is een registratie – log – van iemands bevindingen/gedachten. Het onderwerp van de blog kan natuurlijk van alles zijn. Van mensen die belevenissen van de dag willen delen met vrienden en familie tot politici die op deze manier dichter bij de burgers willen staan en bedrijven die openheid willen uitstralen door medewerkers of klanten aan het woord te laten.. Via een blog kan iedereen auteur worden en publiceren; het is eenvoudig en biedt de mogelijkheid voor interactie.

Forum Een forum biedt een plaats om vragen te stellen en hierop te reageren. Een forum is veelal onderverdeeld in onderwerpen en binnen de verschillende onderwerpen kunnen de bezoekers een vraag/opmerking plaatsen en bijdragen aan de discussie over het onderwerp. Andere bezoekers van het forum kunnen hierop reacties geven. Een forum biedt mogelijkheid voor interactie, het stellen van vragen, het beantwoorden van vragen, discussie en het zoeken naar antwoorden op eerder gestelde vragen. Forums lenen zich goed voor technische ondersteuning, informatie-uitwisseling over specifieke onderwerpen en feedback van klanten waar ook weer anderen op kunnen reageren. Op deze manier kan een organisatie productondersteuning bieden en daarbij optimaal gebruik maken van kennis die klanten/gebruikers van het product hebben en tegelijkertijd besparen op een kostbare serviceafdeling.